Formation Secrétaire - Assistant N° de fiche RNCP15158

Nomenclature du niveau de qualification : Niveau 4
Code(s) NSF :
324t : Saisie, mise en forme et communication des données
Durée: 10 heures

Secrétaire-assistant(e), Secrétaire-assistant(e) administratif (ve), Secrétaire-assistant(e) comptable, Secrétaire-assistant(e) commercial(e), Secrétaire-assistant(e) polyvalent(e), Secrétaire-assistant(e) médicale


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Le/la secrétaire- assistant(e) occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Jonglant entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité sont primordiales pour le bon fonctionnement du service ou de la structure.
Il/elle traite, organise et partage l'information à l'aide des outils bureautiques et de l'environnement web. Il/elle assure l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa mission est également administative puisqu'il/elle est très souvent chargé(e) de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.

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Rattaché à un chef de service ou à un responsable d'entreprise, le métier de secrétaire-assistant(e) nécessite une grande polyvalence.
•Accueillir et orienter les visiteurs
•Gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de l'entreprise et la hiérarchie et inversement
•Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les emails
•Assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés
•Tenir à jour l'agenda du service et de la hiérarchie
•Préparer les déplacements des collaborateurs
•Organiser des réunions, des colloques et autres meetings
•Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus
Le/la secrétaire-assistant(e) doit maîtriser parfaitement le français écrit, être capable de prendre des notes synthétiques lors des réunions auxquelles il/elle participe.
Le/la secrétaire-assistant(e) est en contact permanent avec les employés et dirigeants de l'entreprise ainsi qu'avec les personnes extérieures à la structure. Il/elle doit posséder d'excellentes qualités de communication.
Le métier de secrétaire-assistant(e) demande une parfaite maîtrise des outils bureautiques.
  • N° et intitulé du bloc                Liste de compétences                Modalités d'évaluation
  • RNCP15158BC01
  • Traiter, organiser et partager l'information. Bloc commun au bloc 1 des certifications assistant(e) commercial(e), assistant(e) de direction et assistant(e) juridique                
  • Descriptif :
  • Identifier l'objectif du document, sélectionner les informations, déterminer le modèle. Rédiger un document et veiller à l'utilisation des documents génériques. Référencer un document, définir les modalités d'utilisation. Effectuer une lecture sélective et rapide, prendre des notes. Concevoir les procédures de classement et de recherche des documents. Concevoir des documents types, les mettre à disposition et veiller à la bonne utilisation. Utiliser les fonctionnalités d'une base de données et d'un logiciel de traitement de texte. Concevoir un tableau de bord en utilisant les fonctionnalités d'un tableur. Consolider les tableaux, effectuer les calculs, choisir et réaliser des graphiques adaptés. Concevoir et réaliser une newsletter, la diffuser à l'aide d'outils adaptés. Améliorer son organisation de travail à l'aide des outils web. Travailler en utilisant les outils collaboratifs. Utiliser les réseaux sociaux à usage professionnel. Optimiser ses recherches sur le web et organiser une démarche de veille efficace.
  • Modalité d'évaluation : étude de cas portant sur l'organisation administrative et sur la réalisation de documents et de tableaux.
  • RNCP15158BC02
  • Accueillir les visiteurs, utiliser les outils de communication                
  • Descriptif :
  • Appliquer les codes, les pratiques de l'entreprise et de son secteur d'activité dans la tenue et dans la manière d'accueillir. Traiter les appels téléphoniques entrants et sortants, en s'exprimant distinctement et avec un vocabulaire adapté. Transmettre les messages selon les instructions reçues. Traiter les courriels selon le degré d'urgence en respectant les codes et les pratiques de l'entreprise.
  • Modalité d'évaluation : mise en situation professionnelle portant sur l'aptitude à communiquer avec efficacité au sein d'une entreprise.
  • RNCP15158BC03
  • Assurer le suivi administratif de la structure                
  • Descriptif :
  • Concevoir, rédiger des documents en fonction des tâches en respectant les délais et les procédures. Prendre des notes manuscrites ou en saisie simultanée dans différentes situations professionnelles (téléphone, en face à face, réunion). Rédiger un document conforme aux attendus en utilisant les outils bureautiques adaptés. Utiliser les outils au service de la gestion du temps, les tenir à jour en fonction des activités du service ou de la structure. Recenser les besoins et assurer une gestion optimale des stocks de fournitures de bureau. Suivre la procédure d'achat de fournitures et les commandes.
  • Modalités d'évaluation : études de cas portant sur la réalisation de travaux d'analyse et de réflexion sur l'organisation et la gestion des dossiers fonctionnels.


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